1 Waarover deze voorwaarden gaan
Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, elke opdracht en elke levering van Bijvoorbeeld Zo, KvK 01182952. Wijken wij in een opdracht of offerte van deze voorwaarden af, dan geldt wat daar staat.
Inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de opdrachtgever gelden niet, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard.
Wat wij bedoelen met
| Bijgebouw | Ons product: een afgeschermde online omgeving naast het bronsysteem van de opdrachtgever, waarin mensen buiten de organisatie zelf werken. |
| Portaal | Eén ingericht Bijgebouw voor één opdrachtgever. |
| Bronsysteem | Het systeem van de opdrachtgever waar gegevens uit komen en transacties naartoe gaan, bijvoorbeeld een ERP of een salarispakket. |
| Koppeling | De verbinding tussen het portaal en één bronsysteem. |
| Vooronderzoek | De betaalde eerste fase die leidt tot een ontwerp, een afgebakende opdracht en een vaste bouwprijs. |
| Maandlaag | De maandelijkse bedragen voor het portaal, de koppelingen en de bewaking. |
2 Aanbod en overeenkomst
- Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij er iets anders in staat.
- De overeenkomst komt tot stand als de opdrachtgever de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt.
- Wij leveren geen portaal zonder maandlaag. Een opdracht die alleen bouwwerk omvat en geen maandelijkse bewaking, nemen wij niet aan. De reden staat in artikel 8.
- Wat wij in het gesprek of in het vooronderzoek als mogelijkheid noemen, is pas onderdeel van de opdracht als het in de vastgelegde scope staat.
3 Het vooronderzoek
Elke opdracht begint met een vooronderzoek van twee weken, dat apart wordt betaald. Daarin doorlopen wij het proces van de opdrachtgever en leggen wij vast wat er gebouwd gaat worden.
Het vooronderzoek levert op: een vastgelegde omschrijving van de opdracht, een ontwerp van de schermen, en een vaste prijs voor de bouw. Bij doorgang verrekenen wij een deel van de kosten met de bouwsom.
- De ondertekenaar van de opdracht is aanwezig bij de start en bij het aftikken van de uitkomst.
- De vastgelegde omschrijving wordt na goedkeuring bevroren. Wijzigingen daarna gaan in een wijzigingslog en worden apart beoordeeld.
- Goedkeuring gebeurt met naam, datum en een uitdrukkelijke bevestiging. "We hebben het besproken" is geen goedkeuring.
- Besluit de opdrachtgever na het vooronderzoek niet verder te gaan, dan is dat zonder verdere kosten. Het ontwerp en de omschrijving mogen dan niet worden gebruikt om het werk elders te laten bouwen.
4 Oplevering en de belofte van zes weken
Na het vooronderzoek gaat een portaal binnen zes weken live. Die zes weken beginnen op de startdatum die in de opdracht staat.
| Week | Wat er gebeurt |
|---|---|
| 1 | Bronsysteem aansluiten en aantoonbaar gegevens laten stromen. |
| 2 en 3 | Inrichten en configureren. Vanaf eind week 3 heeft de opdrachtgever toegang tot de testomgeving. |
| 4 | De testweek van de opdrachtgever. |
| 5 | Bevindingen verwerken en hertesten van alleen wat is gewijzigd. |
| 6 | Live, en overdracht aan bewaking. |
De zes weken gelden onder twee voorwaarden. De eerste is dat er voor het bronsysteem al een koppeling bestaat; is dat niet zo, dan is dat apart bouwwerk met een eigen doorlooptijd, en dat zeggen wij vooraf. De tweede is dat de opdrachtgever doet wat in artikel 5 staat. Loopt de opdrachtgever vertraging op, dan schuift de opleverdatum mee met die vertraging.
5 Wat wij van de opdrachtgever nodig hebben
Een portaal in zes weken kan alleen als de opdrachtgever meewerkt. Concreet:
- Eén vaste contactpersoon die besluiten mag nemen.
- Tijdige toegang tot het bronsysteem, en waar nodig medewerking van de eigen ICT-partij bij het installeren van ons lokale onderdeel.
- Testers met naam, en een testweek die al bij het ondertekenen in de agenda staat.
- Juiste en volledige gegevens in het bronsysteem. Wij bouwen om de gegevens heen die er zijn; wij schonen ze niet op, tenzij dat apart is afgesproken.
6 De testweek
De testweek duurt vijf werkdagen. Wij leveren een testscript, zodat het testen bevindingen oplevert in plaats van meningen.
- Bevindingen komen in één lijst, in één keer, aan het einde van de week.
- Wij classificeren de bevindingen, niet de opdrachtgever. Een fout lossen wij op binnen de opdracht. Iets buiten de vastgelegde omschrijving is meerwerk. Een wens komt op de wenslijst.
- Is de opdrachtgever niet van mening dat een bevinding juist is geclassificeerd, dan bespreken wij dat voordat wij verder gaan.
- De testweek schuift niet. Test de opdrachtgever niet binnen die week, dan gaat het portaal live zoals het is en is testen daarna betaalde nazorg.
7 Scope, meerwerk en prijzen
- Alle bedragen zijn exclusief btw.
- Meerwerk voeren wij pas uit na schriftelijke opdracht, met een opgave van de prijs en het gevolg voor de planning.
- De maandlaag begint te lopen op de dag dat het portaal live gaat.
- Wij indexeren de maandbedragen jaarlijks per 1 januari, op basis van de dienstenprijsindex voor zakelijke dienstverlening van het CBS over het voorgaande kalenderjaar.
- Onze betaaltermijn is dertig dagen. Eenmalige bedragen factureren wij voor de helft bij opdracht en voor de helft bij oplevering; de maandlaag factureren wij per maand vooraf.
- Bij een betalingsachterstand van meer dan dertig dagen mogen wij de dienstverlening opschorten, nadat wij dat ten minste veertien dagen vooraf hebben aangekondigd. Wij schorten nooit op zonder waarschuwing.
8 Bewaking, en waarom die verplicht is
Bij elk portaal hoort bewaking. Dat is geen verkoopvoorwaarde maar een ontwerpeis: een koppeling die niemand natelt, gaat stil stuk. Er komen twintig orders binnen, er worden negentien geboekt, er komt geen foutmelding, en dat merkt de opdrachtgever pas bij de maandafsluiting.
Wat de bewaking inhoudt:
- Elke werkdag natellen of alles is aangekomen, op aantallen en op bedragen, aan beide kanten van elke koppeling.
- Afwijkingen herstellen, waar mogelijk voordat de opdrachtgever er iets van merkt.
- Elke maand een overzicht van wat er is verwerkt en wat er is opgelost.
Onze norm: de opdrachtgever hoort het van ons, niet andersom. Belt de opdrachtgever ons over iets wat wij hadden moeten zien, dan registreren wij dat als incident, ook als de koppeling technisch werkte.
Een portaal gaat niet live zonder werkende dagelijkse controle.
9 Serviceniveau
Ons servicevenster is op werkdagen van 08:30 tot 17:00, met uitzondering van erkende feestdagen. Wij beloven buiten die uren niets, omdat wij het dan niet zouden waarmaken.
| Prioriteit 1 | Prioriteit 2 | Prioriteit 3 | |
|---|---|---|---|
| Wat het is | De opdrachtgever kan niet werken, of er gaat geld of data verkeerd | Een functie werkt niet, maar er is een omweg | Cosmetisch, of een wens |
| Reactie | Binnen 1 uur | Binnen 1 werkdag | Binnen 1 week |
| Herstel of omweg | Dezelfde werkdag | Binnen 3 werkdagen | Op de wenslijst, met terugkoppeling |
Afwijkingen in de gegevensstromen zien wij binnen één werkdag, ongeacht de prioriteit. Wij bepalen de prioriteit op grond van de gevolgen, en overleggen als de opdrachtgever daar anders over denkt.
Onderhoud waarbij het portaal tijdelijk niet beschikbaar is, kondigen wij ten minste vijf werkdagen vooraf aan en plannen wij buiten kantooruren. Storingen buiten aangekondigd onderhoud behandelen wij volgens de tabel hierboven.
10 Wat wij niet garanderen
Wij verbinden veel systemen. Dat betekent niet dat wij voor alles instaan. Buiten onze verantwoordelijkheid vallen:
- Storingen en wijzigingen in systemen van derden, waaronder het bronsysteem. Wijzigt een leverancier zijn koppelvlak, dan bewegen wij mee binnen de maandlaag; is de wijziging zo groot dat de koppeling opnieuw gebouwd moet worden, dan is dat meerwerk.
- Gevolgen van onjuiste of ontbrekende gegevens in het bronsysteem.
- Gevolgen van wijzigingen die de opdrachtgever of een derde zelf in het bronsysteem of in de instellingen doorvoert.
- Storingen bij hosting- en netwerkleveranciers, en uitval van de internetverbinding van de opdrachtgever.
- Gebruik van het portaal in strijd met de afspraken, of door personen aan wie de opdrachtgever zelf toegang heeft gegeven.
11 Duur en beëindiging
- De maandlaag gaat in bij livegang en loopt twaalf maanden, daarna telkens stilzwijgend met twaalf maanden.
- Opzeggen kan tot drie maanden voor het einde van de looptijd, schriftelijk of per e-mail.
- Bij beëindiging leveren wij de gegevens uit het portaal in een gangbaar bestandsformaat aan. Dat doen wij kosteloos. Wij houden gegevens nooit vast als drukmiddel.
- Na beëindiging verwijderen wij de gegevens binnen dertig dagen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
- Zegt de opdrachtgever alleen de bewaking op en niet het portaal, dan eindigt de overeenkomst. Zie artikel 8: wij leveren geen onbewaakt portaal.
12 Eigendom van het werk
- Het platform, de koppelingen, de componenten en de controlebibliotheek blijven van Bijvoorbeeld Zo. De opdrachtgever krijgt daarop een gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
- De gegevens in het portaal zijn en blijven van de opdrachtgever.
- Wat wij specifiek voor de opdrachtgever bouwen, blijft eigendom van Bijvoorbeeld Zo, met een gebruiksrecht voor de opdrachtgever voor de duur van de overeenkomst. Wil de opdrachtgever het eigendom overnemen, dan is dat mogelijk tegen een afzonderlijk overeen te komen vergoeding.
- Wij mogen kennis en werkwijzen die wij bij een opdracht opdoen, hergebruiken bij andere opdrachtgevers, zolang wij daarbij geen vertrouwelijke gegevens gebruiken.
- Wij noemen de opdrachtgever alleen als referentie op onze website of in ons portfolio na uitdrukkelijke toestemming.
13 Aansprakelijkheid
- Onze aansprakelijkheid is beperkt tot vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag dat wij de opdrachtgever hebben gefactureerd over de twaalf maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade, en in elk geval tot het bedrag dat onze bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert.
- Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste omzet en gevolgschade.
- Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.
- Een aanspraak moet bij ons worden gemeld binnen twaalf maanden nadat de opdrachtgever de schade heeft ontdekt.
14 Geheimhouding en persoonsgegevens
Wij houden geheim wat wij bij de opdrachtgever tegenkomen, ook na het einde van de overeenkomst. Dat geldt wederzijds.
Verwerken wij bij de uitvoering persoonsgegevens van de opdrachtgever, dan zijn wij verwerker en de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de opdracht. Hoe wij omgaan met gegevens die via onze website binnenkomen, staat in onze privacyverklaring.
15 Slot
- Is een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen wij de ongeldige door een geldige die er zo dicht mogelijk bij komt.
- Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Voor een lopende overeenkomst geldt een wijziging pas nadat wij die hebben aangekondigd en de opdrachtgever niet binnen dertig dagen bezwaar maakt.
- Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
- Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland. Eerst proberen wij het altijd zelf op te lossen.